Howto: Swyx Meeting - Bestellung

Der folgende Artikel beschreibt den Bestellprozess für Swyx Meeting. Mit Swyx Meeting starten Sie Ihr Online-Meeting direkt aus dem Browser heraus, ohne zusätzliche Software herunterladen zu müssen.

Bestellungen für Swyx Meeting werden immer über den Swyx Operator, dem neuen Bestelltool von Swyx, vorgenommen. Die dafür notwendigen Logindaten sind über das Swyx Partnernet zu beantragen.

Nachdem Sie als Swyx Partner die Logindaten erhalten haben, loggen Sie sich am Swyx Operator unter der URL https://operator.swyx.com ein. Wichtig ist, dass Sie den Bestellvorgang im Kontext Ihres Kunden, für den Sie Swyx Meeting bestellen wollen, durchführen. Wie Sie Kunden vorab anlegen, ist in den Webcasts im Partnernet bzw. unter folgendem Youtube-Link erklärt.

Hinweis: Eingabefelder im Bestellprozess, die links mit einem orangen Balken markiert sind, sind Pflichtfelder und müssen befüllt werden.

Schritt 1: Starten der Bestellung

• Starten Sie die Bestellung indem Sie im Menü auf Bestellen und folgend Swyx Meeting klicken.

Hinweis: Prüfen Sie anschließend, dass im Feld Kunde der Kunde eingetragen ist, für den Sie Swyx Meeting bestellen wollen. Detaillierte Hinweise zur Auswahl des richtigen Kundenkontextes finden Sie hier.

Schritt 2: Kundendaten eingeben

Im ersten Dialog des Bestellvorgangs (auch Order Street genannt), geben Sie bitte die folgenden Daten an:

• Kunde: Wählen Sie den Kunden aus, für den Sie Swyx Meeting bestellen wollen, sofern dies noch nicht geschehen ist.
  Prüfen Sie, dass das Feld Kunde korrekt belegt ist: 
  
  
  • weitere Hinweise zum Feld Kunde - hier klicken
• Portfolio: Belassen Sie dieses Feld auf der Vorbelegung Swyx Meeting.
• Referenz: Geben Sie hier eine von Ihnen frei auszuwählende Referenz ein um die Bestellung für Ihren Kunden zu identifizieren. Dieser Referenztext wird auf Rechnungen ausgewiesen um Ihnen die Zuordnung zu erleichtern.
• Startdatum: Mit dem Startdatum bestimmen Sie ab wann Swyx Meeting für den Anwender zur Nutzung freigeschaltet wird und ihm eine Welcome Mail mit weiteren Erklärungen zugestellt wird. Gleichzeitig wird ab diesem Zeitpunkt die Swyx Meeting Nutzung in Rechnung gestellt.
• Drücken Sie den Knopf Nächster Schritt um zum folgenden Bestellschritt zu gelangen.

Schritt 3: Produktauswahl

Wählen Sie in diesem Bestellschritt zwischen den Produkten Swyx Meeting 2 und Swyx Meeting.

• Swyx Meeting 2: Mit Swyx Meeting 2 können Sie mit Ihrem Gegenüber ein Online-Meeting durchführen. Mehr Teilnehmer können nicht hinzugenommen werden.
• Swyx Meeting: Mit Swyx Meeting können bis zu 10 Teilnehmer an einem Online-Meeting teilnehmen, d.h. Sie selber und 9 weitere Personen.
• Schliessen Sie die Auswahl mit Nächster Schritt ab.

Schritt 3a: Berechtigungsnachweis (nur bei Auswahl Swyx Meeting 2)

Nur wenn Sie das Produkt Swyx Meeting 2 im vorherigen Schritt ausgewählt haben, erscheint obiger Dialog. Da Swyx Meeting 2 mit entsprechenden Voraussetzungen kostenfrei bereitgestellt wird, müssen Sie die folgenden Informationen und Bedingungen bestätigen: 

• Vertragsreferenz: Geben Sie hier die entsprechende Vertragsreferenz an. Wo Sie diese finden ist im verlinkten PDF erklärt (siehe Pfeil im Screenshot).
• Checkbox: Klicken Sie in die Checkbox um die Vertragsbedingungen zu akzeptieren.
• Klicken Sie auf Nächster Schritt

Schritt 4: Teilnehmer angeben

Swyx Meeting wird immer für einen Endbenutzer eines Endkunden bereitgestellt. D.h. Swyx Meeting wird typischerweise von einem SwyxWare Benutzer verwendet. In diesem Schritt konfigurieren Sie für konkret welchen Benutzer Swyx Meeting bereitgestellt werden soll.

• Teilnehmer: Sofern bereits WebUser angelegt wurden, denen Swyx Meeting zur Verfügung gestellt werden soll, können Sie diesen hier auswählen und mit der Bestellung verknüpfen. Alternativ belassen Sie die Vorauswahl und klicken auf die folgende Checkbox um einen neuen Benutzer anzulegen.
• Neuer Benutzer: Aktivieren Sie diese Checkbox um einen neuen WebUser anzulegen, dem Swyx Meeting bereitgestellt werden soll. Dies ist der übliche Anwendungsfall, sprich Sie konfigurieren hier die E-Mail-Adresse etc. eines SwyxWare Benutzers, der Swyx Meeting nutzen soll.
• Benutzer: Geben Sie hier den Namen des Benutzers ein. Typischerweise werden Sie hier den Namen des SwyxWare Benutzers eintragen.
• Vorname: Optional können Sie den Vornamen des Benutzers hier eingeben.
• Präfix: Präfixe im Namen von Benutzern geben Sie hier an.
• Nachname: Optional können Sie ebenso den Nachnamen des Benutzers hier eingeben.
• E-Mail: Geben Sie hier die E-Mail-Adresse des Benutzers ein. An diese E-Mail-Adresse wird zum Startdatum (s.o.) die Welcome E-Mail gesendet. Der Benutzer muss sich mit der hier angegeben E-Mail-Adresse auch am Swyx Meeting Dienst anmelden.
• Sprache: Konfigurieren Sie hier aus der vorgegebenen Auswahl die Sprache des Benutzers.
• Klicken Sie auf Nächster Schritt

Schritt 5: Bestellung ausführen

Zum Abschluss des Bestellvorgangs erhalten Sie eine Übersicht der eingegebenen Daten inkl. Berechnung der monatlichen Kosten. Auf der linken Seite sehen Sie als Swyx Partner Ihre Einkaufspreise, die Ihnen Swyx monatlich in Rechnung stellen wird. Sofern das Startdatum der Bestellung innerhalb eines Monats liegt, wird ihnen dieser Startmonat nur anteilig berechnet.

• Klicken Sie auf den Knopf Bestellen um die Bestellung auszuführen. Folgend wird zum Startdatum die Welcome Mail an den Endbenutzer gesendet und Swyx Meeting kann von diesem Zeitpunkt an genutzt werden.