Voicemail Fernabfrage via IMAP4, Probleme und Lösungen (Übersicht)

Typische Problembilder und deren Ursache:

• Ansage "Auf Ihr Postfach kann nicht zugegriffen werden, bitte überprüfen Sie Ihre Zugangsparameter": Bitte prüfen Sie die Punkte 1-6 der folgenden Liste.
• Es werden keine (neuen) Voicemails gefunden: Bitte prüfen Sie die Punkte 7-9 der folgenden Liste.
• Es dauert sehr lange bis Voicemails gefunden und abgespielt werden: Bitte beachten Sie den Tipp im Abschnitt "Performance-Optimierung" am Ende dieses Artikels.

Damit die Voicemail-Fernabfrage funktioniert, müssen folgende Grundvoraussetzungen erfüllt sein:

1. Der Mailserver muss das IMAP4 Protokoll unterstützen und es muss aktiviert sein.
   Bei MS Exchange ist hierfür die Aktivierung eines extra Windows-Dienstes notwendig, der bei einer Standardinstallation nicht automatisch aktiv ist. Auf dem Exchange-Server einfach in die Liste der Windows Dienst gehen, den MS-Exchange-IMAP-Dienst suchen, Dienst starten und <Automatisches Starten> aktivieren.
   Auch bei anderen Mailservern kann es vorkommen, dass sie prinzipiell IMAP4 unterstützen, dieses Feature aber erst aktiviert werden muss. Fragen Sie den Administrator des Mailservers. Alternativ können Sie auch mit einem beliebigen IMAP4 fähigen Mailclient (z.B. Outlook, Thunderbird, Mailclients von SmartPhones) testweise versuchen auf den Server zuzugreifen.
2. Falls sich zwischen SwyxWare Server und Mailserver eine Firewall befindet (z.B. bei einem externen Mailserver im Internet), darf diese den Zugriff auf die IMAP4-Ports (TCP 143 oder 993 für SSL) nicht blockieren.
3. Der jeweilige SwyxWare Benutzer benötig innerhalb des Mailservers entsprechende Zugriffsberechtigungen um sein Postfach per IMAP4 abfragen zu können. Bei den meisten Mailservern ist dieses Recht normalerweise vorhanden, könnte aber vom Administrator des Mailservers eingeschränkt worden sein.
4. In den Eigenschaften des SwyxWare Benutzers müssen die aktuellenIMAP4-Zugangsdaten für die Fernabfrage hinterlegt sein: "Umleitungen, Standard-Fernabfrage" (SwyxWare Administration oder SwyxIt!)
   Falls der Mailserver den IMAP4-Zugriff nur per SSL erlaubt, muss hier auch die Option "SSL (Secure Socket Layer) verwenden" aktiviert werden.
   Sind hier keine oder falsche Zugangsdaten hinterlegt, oder die SSL Option nicht aktiviert obwohl erforderlich, hört der Benutzer beim Versuch die Fernabfrage zu nutzen eine Ansage "Auf Ihr Postfach kann nicht zugegriffen werden, bitte überprüfen Sie Ihre Zugangsparameter".
5. Falls Sie einen MS-Exchange-Server verwenden, ist das IMAP-Benutzerkonto identisch mit dem Domänen-Benutzerkonto und das IMAP-Kennwort immer identisch mit demaktuellen Domänen-Kennwort.
   Achtung: Wenn das Domänen-Kennwort geändert wurde, muss das neue Kennwort auch in der SwyxWare Konfiguration nachgepflegt werden!
   Sollte durch eine Policy eine regelmäßige Änderung des Kennwortes erzwungen werden, kann dieser KB-Artikel hilfreich sein: Vereinfachung der Benutzerkontokonfiguration für die Voicemail Fernabfrage .
6. Falls immer noch kein Zugriff auf das Postfach möglich ist, könnte es am Authentifizierungsverfahren für IMAP4 liegen. Siehe IMAP-Authentizierung für Voicemail-Fernabfrage .
7. Der Mailserver sollte die Verwendung von X-Headerzeilen erlauben und eine Suchanfrage nach einem X-Header korrekt beantworten.
   Sollte dies nicht der Fall sein, erhält der Benutzer zwar keine Ansage daß auf das Postfach nicht zugegriffen werden kann, sondern es werden einfach keine Voicemails gefunden.
   Die Standardkonfiguration neuerer MS Exchange Versionen lässt die korrekte Nutzung der X-Header teilweise nicht zu. Bitte beachten Sie hierzu neben der Dokumentation von Microsoft auch folgende KB-Artikel: Fernabfrage funktioniert unter Umständen nicht mit MS Exchange 2007
8. Sollte die Verwendung von X-Headern grundsätzlich nicht möglich sein, oder Sie haben Schwierigkeiten den Mailserver entsprechend zu konfigurieren, können Sie den hier beschriebenen Workaround verwenden: Fernabfrage findet manchmal keine Voicemails wenn MS Exchange benutzt wird.
   Dieser sollte jedoch nur in Betracht gezogen werden, wenn alle anderen Versuche scheitern. Eine korrekte Verarbeitung der X-Header durch den Mailserver ist auf jeden Fall zu bevorzugen.
9. Auch einige Parameter in der SwyxWare-Konfiguration haben Einfluss darauf ob/wie eine Voicemail gefunden wird. Lesen Sie hierzu bitte: Erkennung der Voicemails bei der Fernabfrage.

Performance-Optimierung:

Die Fernabfrage kann sehr lange dauern, wenn im Hauptverzeichnis des Postfaches des jeweiligen Benutzers sehr viele (hunderte oder gar tausende) Emails liegen und dadurch die Suche nach Voicemails sehr langsam ist. In einem solchen Fall kann es hilfreich sein, über eine E-Mail-Regel Voicemails in einen Unterorder des Postfaches zu verschieben und diesen Unterordner in der Konfiguration der Fernabfrage im Feld "Mail-Ordner" anzugeben. Die Anzahl der zu durchsuchenden Emails wird hierdurch erheblich reduziert, was sich positiv auf die Geschwindigkeit auswirkt. Beachten Sie hierbei bitte, daß Sie den Unterordner (hier z.B. "Voicemails") im Feld "Mail-Ordner" mit INBOX/Voicemails angeben und nicht mit INBOX\Voicemails.